Cara buat laporan keuangan kos yang rapi (5 langkah)

Berapa profit bersih kos Anda bulan lalu? Jika Anda harus berpikir lama atau menjawab “tidak tahu pasti”, Anda tidak sendirian. Banyak pemilik kos yang tahu uang masuk dari sewa, tapi tidak punya gambaran jelas tentang keuangan bisnisnya secara keseluruhan.

Tanpa laporan keuangan yang rapi, keputusan bisnis menjadi tebak-tebakan. Apakah perlu menaikkan harga sewa? Apakah renovasi bulan depan realistis? Apakah bisnis kos Anda sebenarnya menguntungkan setelah dikurangi semua biaya?

Dalam panduan ini, Anda akan belajar cara membuat laporan keuangan kos yang rapi dalam 5 langkah praktis. Tidak perlu latar belakang akuntansi—cukup konsistensi dan sistem yang tepat.

Mengapa laporan keuangan penting untuk bisnis kos?

Sebelum masuk ke langkah-langkah, mari pahami mengapa laporan keuangan bukan sekadar “administrasi tambahan” tapi kebutuhan bisnis yang mendasar.

Mengetahui profit sebenarnya

Pemasukan dari sewa terlihat besar. Tapi setelah dikurangi biaya listrik, air, internet, perawatan, dan perbaikan—berapa yang tersisa? Tanpa laporan, angka ini hanya perkiraan.

Mengambil keputusan berbasis data

Kapan waktu yang tepat untuk menaikkan harga sewa? Apakah menambah fasilitas WiFi akan meningkatkan occupancy? Berapa budget untuk renovasi tahun depan? Semua pertanyaan ini butuh data keuangan yang akurat.

Memenuhi kewajiban pajak

Penghasilan dari sewa properti dikenakan pajak penghasilan. Laporan keuangan yang rapi mempermudah perhitungan dan pelaporan pajak, sekaligus menjadi bukti jika ada pemeriksaan.

Menarik investor atau mitra

Jika Anda berencana mengembangkan bisnis—membeli properti baru, mencari investor, atau mengajukan pinjaman bank—laporan keuangan yang profesional adalah syarat mutlak.

Langkah 1: Pisahkan keuangan pribadi dan bisnis

Ini adalah fondasi dari laporan keuangan yang rapi. Tanpa pemisahan ini, semua langkah selanjutnya akan sulit dilakukan.

Mengapa harus dipisahkan?

Ketika uang sewa masuk ke rekening pribadi dan tercampur dengan gaji, belanja, dan pengeluaran lainnya, melacak pemasukan dan pengeluaran bisnis menjadi hampir tidak mungkin.

Contoh masalah yang sering terjadi:

Tidak tahu berapa total pemasukan sewa bulan ini karena tercampur dengan transfer lain
Biaya perbaikan kos dibayar dari dompet pribadi tanpa dicatat
Kesulitan menghitung profit karena tidak jelas mana pengeluaran bisnis dan mana pribadi

Cara memisahkan

Buka rekening terpisah: Buka rekening bank khusus untuk bisnis kos. Semua pemasukan sewa masuk ke rekening ini, dan semua pengeluaran bisnis dibayar dari rekening ini.

Tentukan “gaji” untuk diri sendiri: Setiap bulan, transfer jumlah tetap dari rekening bisnis ke rekening pribadi sebagai penghasilan Anda. Sisanya tetap di rekening bisnis untuk operasional dan cadangan.

Gunakan e-wallet terpisah: Jika menerima pembayaran via e-wallet, pertimbangkan untuk membuat akun khusus bisnis.

Tips: Tidak perlu membuat badan usaha formal untuk langkah ini. Cukup rekening terpisah dan disiplin untuk tidak mencampurnya.

Langkah 2: Catat semua pemasukan

Setelah rekening terpisah, langkah selanjutnya adalah mencatat setiap rupiah yang masuk.

Jenis pemasukan yang harus dicatat

Pemasukan utama:

Sewa kamar bulanan
Sewa harian (jika ada)
Deposit penyewa baru

Pemasukan tambahan:

Biaya listrik dan air (jika ditagih terpisah)
Biaya laundry atau fasilitas tambahan
Denda keterlambatan
Biaya penggantian kunci/kartu akses

Format pencatatan

Untuk setiap pemasukan, catat minimal:

Tanggal	Sumber	Kamar	Nama Penyewa	Jumlah	Metode	Keterangan
3 Jan	Sewa	101	Andi	1.500.000	Transfer BCA	Bulan Januari
3 Jan	Listrik	101	Andi	150.000	Transfer BCA	Januari
5 Jan	Sewa	102	Budi	1.500.000	Tunai	Bulan Januari
5 Jan	Deposit	105	Diana	1.500.000	Transfer BRI	Penyewa baru

Tips pencatatan pemasukan

Catat segera: Begitu pembayaran diterima, langsung catat. Jangan ditunda sampai akhir minggu atau akhir bulan.

Simpan bukti: Screenshot transfer, foto kwitansi tunai—simpan semuanya. Buat folder digital per bulan untuk memudahkan pencarian.

Bedakan deposit dan sewa: Deposit bukan pemasukan—ini adalah kewajiban yang harus dikembalikan. Catat terpisah agar tidak menggelembungkan angka pemasukan.

Dengan Kamaru, pencatatan pembayaran menjadi lebih cepat. Setiap pembayaran yang dicatat otomatis terhubung dengan data penyewa dan kamar, sehingga laporan bisa dibuat kapan saja.

Langkah 3: Catat semua pengeluaran

Ini bagian yang sering diabaikan. Banyak pemilik kos yang rajin mencatat pemasukan tapi lupa mencatat pengeluaran. Akibatnya, profit terlihat lebih besar dari kenyataannya.

Kategori pengeluaran kos

Biaya operasional tetap (setiap bulan):

Listrik area umum (koridor, halaman, dll.)
Air PDAM
Internet/WiFi
Gaji penjaga/cleaning service
Iuran keamanan/kebersihan lingkungan

Biaya perawatan rutin (berkala):

Servis AC (per 3 bulan)
Pembelian perlengkapan (sabun, tisu, bola lampu)
Pembersihan saluran air
Pengecatan ulang
Pest control

Biaya perbaikan (tidak terduga):

Perbaikan pipa bocor
Penggantian kunci/handle pintu
Perbaikan atap
Perbaikan listrik
Penggantian peralatan rusak (AC, water heater, dll.)

Biaya administrasi:

Pajak properti (PBB)
Pajak penghasilan sewa
Asuransi properti
Biaya notaris/kontrak (jika ada)

Format pencatatan pengeluaran

Tanggal	Kategori	Deskripsi	Jumlah	Metode	Bukti
5 Jan	Operasional	Listrik area umum Jan	450.000	Auto-debit	Ya
7 Jan	Operasional	Air PDAM Jan	280.000	Transfer	Ya
10 Jan	Perawatan	Servis AC kamar 101, 102	300.000	Tunai	Kwitansi
15 Jan	Perbaikan	Ganti kunci kamar 108	75.000	Tunai	Nota

Tips pencatatan pengeluaran

Simpan semua nota dan kwitansi: Setiap pengeluaran sekecil apapun, minta nota. Foto dan simpan di folder digital. Nota fisik bisa hilang, tapi foto digital tetap ada.

Buat kategori yang konsisten: Jangan terlalu banyak kategori (membingungkan) atau terlalu sedikit (tidak informatif). 4-5 kategori utama sudah cukup.

Catat pengeluaran kecil juga: Beli bola lampu Rp 15.000, beli sapu Rp 25.000—pengeluaran kecil ini menumpuk. Dalam setahun bisa mencapai jutaan rupiah.

Langkah 4: Buat laporan bulanan

Dengan data pemasukan dan pengeluaran yang lengkap, sekarang Anda bisa membuat laporan bulanan. Ini adalah inti dari pengelolaan keuangan kos.

Struktur laporan bulanan

Bagian 1: Ringkasan

LAPORAN KEUANGAN KOS - JANUARI 2026
====================================

Total Pemasukan     : Rp 15.000.000
Total Pengeluaran   : Rp  4.250.000
-----------------------------------
PROFIT BERSIH       : Rp 10.750.000

Occupancy Rate      : 90% (9/10 kamar)
Tingkat Kolektibilitas : 95% (1 tunggakan)

Bagian 2: Detail pemasukan

PEMASUKAN
---------
Sewa kamar          : Rp 13.500.000
Biaya listrik/air   : Rp  1.200.000
Denda keterlambatan  : Rp     50.000
Lainnya             : Rp    250.000
-----------------------------------
TOTAL PEMASUKAN     : Rp 15.000.000

Bagian 3: Detail pengeluaran

PENGELUARAN
-----------
Operasional tetap   : Rp  2.100.000
  - Listrik umum    : Rp    450.000
  - Air PDAM        : Rp    280.000
  - Internet        : Rp    500.000
  - Gaji penjaga    : Rp    800.000
  - Iuran keamanan  : Rp     70.000

Perawatan rutin     : Rp    650.000
  - Servis AC       : Rp    300.000
  - Perlengkapan    : Rp    200.000
  - Pest control    : Rp    150.000

Perbaikan           : Rp    500.000
  - Pipa kamar 103  : Rp    350.000
  - Kunci kamar 108 : Rp     75.000
  - Lampu koridor   : Rp     75.000

Administrasi        : Rp  1.000.000
  - Pajak bulanan   : Rp  1.000.000
-----------------------------------
TOTAL PENGELUARAN   : Rp  4.250.000

Bagian 4: Status penyewa

STATUS PENYEWA
--------------
Kamar 101 - Andi    : Lunas (3 Jan)
Kamar 102 - Budi    : Lunas (5 Jan)
Kamar 103 - Citra   : Lunas (1 Jan)
Kamar 104 - Dedi    : Lunas (4 Jan)
Kamar 105 - Diana   : Lunas (3 Jan)
Kamar 106 - Eka     : Lunas (7 Jan)
Kamar 107 - Faris   : Lunas (2 Jan)
Kamar 108 - Gita    : TUNGGAKAN (sejak 15 Des)
Kamar 109 - Hadi    : Lunas (5 Jan)
Kamar 110 - (KOSONG)

Tidak mau bikin manual? Untuk sisi pemasukan, Kamaru bisa generate laporan pendapatan, tingkat hunian, tunggakan, dan perbandingan antar properti secara otomatis dari data pembayaran yang sudah Anda catat—langsung dari HP. Bahkan bisa diekspor ke PDF atau CSV untuk arsip atau dishare ke partner. Fitur laporan, termasuk pencatatan pengeluaran, tersedia untuk pengguna Pro.

Metrik penting yang harus dipantau

Profit margin: Profit bersih dibagi total pemasukan, dikali 100%. Target sehat untuk kos: 60-75%.

Contoh: Rp 10.750.000 / Rp 15.000.000 × 100% = 71,7% (sehat)

Occupancy rate: Jumlah kamar terisi dibagi total kamar, dikali 100%. Target: di atas 85%.

Contoh: 9/10 × 100% = 90% (sangat baik)

Tingkat kolektibilitas: Jumlah pembayaran diterima dibagi total yang seharusnya diterima. Target: di atas 90%.

Biaya per kamar: Total pengeluaran dibagi jumlah kamar. Berguna untuk menentukan harga sewa minimum.

Contoh: Rp 4.250.000 / 10 kamar = Rp 425.000/kamar

Langkah 5: Analisis dan tindak lanjut

Laporan tanpa analisis hanya angka-angka di atas kertas. Langkah terakhir—dan paling penting—adalah menggunakan data untuk mengambil keputusan.

Bandingkan dengan bulan sebelumnya

Buat tabel perbandingan bulan ke bulan:

Metrik	Nov 2025	Des 2025	Jan 2026	Tren
Pemasukan	14.500.000	14.200.000	15.000.000	Naik
Pengeluaran	3.800.000	5.100.000	4.250.000	Turun
Profit	10.700.000	9.100.000	10.750.000	Naik
Occupancy	85%	80%	90%	Naik

Dari tabel ini, Anda bisa melihat tren. Desember pengeluaran tinggi—mungkin karena perbaikan akhir tahun. Januari occupancy naik—mungkin karena musim masuk kuliah.

Tips: Ringkasan Laporan Kamaru otomatis menampilkan perbandingan pendapatan bulan-ke-bulan (naik/turun berapa persen) beserta grafik tren hingga 12 bulan terakhir. Lihat panduan lengkapnya.

Identifikasi area yang bisa dioptimalkan

Pengeluaran yang terlalu besar: Jika biaya perbaikan terus tinggi setiap bulan, mungkin sudah saatnya investasi untuk renovasi besar daripada tambal sulam.

Occupancy yang rendah: Jika occupancy di bawah 80% selama 3 bulan berturut-turut, pertimbangkan untuk menurunkan harga, menambah fasilitas, atau meningkatkan promosi. Baca panduan kami tentang cara mengisi kamar kos yang kosong.

Tunggakan yang meningkat: Jika persentase tunggakan naik, review proses seleksi penyewa dan sistem penagihan. Lihat 8 cara kurangi tunggakan pembayaran kos untuk strategi lengkap.

Buat proyeksi untuk bulan depan

Berdasarkan data yang ada, buat estimasi:

Pemasukan yang diharapkan (berdasarkan occupancy saat ini)
Pengeluaran yang diprediksi (termasuk perawatan terjadwal)
Profit yang ditargetkan

Proyeksi ini membantu Anda mengantisipasi masalah sebelum terjadi.

Simpan laporan dengan terorganisir

Buat struktur folder yang rapi:

Keuangan Kos/
├── 2026/
│   ├── 01-Januari/
│   │   ├── Laporan-Jan-2026.xlsx
│   │   ├── Bukti-Pemasukan/
│   │   └── Bukti-Pengeluaran/
│   ├── 02-Februari/
│   └── ...
├── 2025/
└── Template/

Tools untuk membuat laporan keuangan kos

Metode 1: Aplikasi manajemen kos

Aplikasi seperti Kamaru memudahkan proses karena data pembayaran sudah tercatat secara otomatis. Anda tinggal melihat Ringkasan Laporan untuk mendapatkan ringkasan keuangan tanpa harus menghitung manual.

Kelebihan:

Data pembayaran dan penyewa sudah terintegrasi
Ringkasan Laporan keuangan visual yang mudah dibaca
Kalender hunian untuk pantau occupancy
Ekspor laporan ke PDF dan CSV
Akses dari mana saja

Metode 2: Spreadsheet

Google Sheets atau Excel bisa digunakan untuk membuat laporan yang lebih detail dan custom. Buat template sekali, lalu duplikasi setiap bulan.

Kelebihan:

Gratis dan fleksibel
Bisa buat grafik dan chart
Formula otomatis untuk perhitungan

Metode 3: Aplikasi akuntansi

Untuk kos dengan skala besar (lebih dari 50 kamar), pertimbangkan aplikasi akuntansi sederhana seperti BukuKas atau Jurnal.id untuk pembukuan yang lebih formal.

Kelebihan:

Fitur akuntansi lengkap
Laporan laba rugi otomatis
Integrasi dengan perbankan

Template laporan keuangan sederhana

Berikut template yang bisa langsung Anda gunakan:

Laporan bulanan (minimal)

LAPORAN KEUANGAN KOS [NAMA PROPERTI]
Periode: [Bulan] [Tahun]

A. PEMASUKAN
   1. Sewa kamar         : Rp ___________
   2. Biaya utilitas      : Rp ___________
   3. Lainnya            : Rp ___________
   TOTAL PEMASUKAN       : Rp ___________

B. PENGELUARAN
   1. Operasional tetap   : Rp ___________
   2. Perawatan           : Rp ___________
   3. Perbaikan           : Rp ___________
   4. Administrasi/Pajak  : Rp ___________
   TOTAL PENGELUARAN     : Rp ___________

C. PROFIT BERSIH (A-B)  : Rp ___________
   Profit Margin         : ___%

D. STATUS HUNIAN
   Kamar terisi          : ___/___
   Occupancy rate        : ___%
   Tunggakan             : Rp ___________

E. CATATAN
   - [Hal penting yang terjadi bulan ini]
   - [Rencana untuk bulan depan]

Kesalahan umum yang harus dihindari

Tidak mencatat pengeluaran kecil

Beli sapu Rp 25.000, beli bola lampu Rp 15.000, bayar tukang Rp 50.000—pengeluaran “kecil” ini sering tidak dicatat. Dalam setahun, totalnya bisa jutaan rupiah dan membuat profit terlihat lebih besar dari sebenarnya.

Menganggap deposit sebagai pemasukan

Deposit penyewa bukan pemasukan. Ini adalah uang yang harus dikembalikan saat penyewa keluar (setelah dikurangi potongan jika ada). Mencatat deposit sebagai pemasukan akan mengacaukan laporan keuangan.

Tidak konsisten membuat laporan

Membuat laporan di bulan Januari, skip Februari dan Maret, lalu baru ingat lagi di April. Data yang hilang sulit direconstruct dan tren tidak terlihat jelas.

Tidak memisahkan properti

Jika Anda memiliki lebih dari satu properti kos, buat laporan terpisah untuk masing-masing. Ini penting untuk mengetahui properti mana yang paling menguntungkan dan mana yang perlu perhatian khusus. Di Kamaru, Anda bisa filter laporan per properti dan melihat breakdown pendapatan, tunggakan, dan hunian untuk tiap properti secara otomatis.

FAQ

Apakah perlu menyewa akuntan untuk kos kecil?

Untuk kos dengan kurang dari 20 kamar, biasanya tidak perlu. Laporan sederhana seperti yang dijelaskan di atas sudah cukup. Pertimbangkan akuntan jika Anda memiliki banyak properti atau omzet di atas Rp 500 juta/tahun.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat laporan bulanan?

Jika pencatatan harian sudah konsisten, laporan bulanan bisa dibuat dalam 30-60 menit. Jika menggunakan aplikasi yang terintegrasi, bahkan lebih cepat karena data sudah terkumpul otomatis.

Apakah harus membuat laporan setiap bulan?

Ya, sangat disarankan. Laporan bulanan memungkinkan Anda mendeteksi masalah lebih awal dan membuat keputusan yang tepat waktu. Laporan triwulan atau tahunan saja kurang responsif terhadap perubahan.

Bagaimana cara menghitung depresiasi aset?

Untuk kos-kosan, depresiasi paling relevan untuk peralatan seperti AC, water heater, dan furniture. Cara sederhananya: bagi harga beli dengan perkiraan umur pakai. Contoh: AC Rp 6.000.000 dengan umur pakai 5 tahun = depresiasi Rp 100.000/bulan. Masukkan sebagai biaya bulanan.

Apakah biaya renovasi dicatat sebagai pengeluaran bulanan?

Renovasi besar sebaiknya dicatat sebagai investasi/aset, bukan pengeluaran operasional. Jika dicatat sebagai pengeluaran bulanan, profit bulan tersebut akan terlihat sangat rendah dan tidak mencerminkan kondisi sebenarnya. Alokasikan biaya renovasi secara bertahap (misalnya dibagi 12 bulan).

Software apa yang paling cocok untuk laporan keuangan kos?

Untuk pemula, Google Sheets sudah cukup. Untuk yang ingin lebih terintegrasi dengan manajemen penyewa, aplikasi seperti Kamaru menggabungkan data pembayaran dan properti dalam satu platform—lihat panduan laporan keuangan untuk detail lengkap. Untuk kos skala besar, pertimbangkan software akuntansi khusus.

Kesimpulan

Membuat laporan keuangan kos tidak harus rumit. Dengan 5 langkah di atas—pisahkan keuangan, catat pemasukan, catat pengeluaran, buat laporan bulanan, dan analisis data—Anda sudah memiliki fondasi yang kuat untuk mengelola bisnis kos secara profesional.

Kuncinya adalah konsistensi. Lebih baik laporan sederhana yang dibuat setiap bulan daripada laporan kompleks yang hanya dibuat sekali setahun.

Siap mengelola keuangan kos dengan lebih rapi? Coba Kamaru gratis hari ini. Catat pembayaran, pantau penyewa, dan lihat ringkasan keuangan properti Anda dalam satu tempat. Setup hanya 5 menit, tidak perlu kartu kredit.

Mengapa laporan keuangan penting untuk bisnis kos?

Mengetahui profit sebenarnya

Mengambil keputusan berbasis data

Memenuhi kewajiban pajak

Menarik investor atau mitra

Langkah 1: Pisahkan keuangan pribadi dan bisnis

Mengapa harus dipisahkan?

Cara memisahkan

Langkah 2: Catat semua pemasukan

Jenis pemasukan yang harus dicatat

Format pencatatan

Tips pencatatan pemasukan

Langkah 3: Catat semua pengeluaran

Kategori pengeluaran kos

Format pencatatan pengeluaran

Tips pencatatan pengeluaran

Langkah 4: Buat laporan bulanan

Struktur laporan bulanan

Metrik penting yang harus dipantau

Langkah 5: Analisis dan tindak lanjut

Bandingkan dengan bulan sebelumnya

Identifikasi area yang bisa dioptimalkan

Buat proyeksi untuk bulan depan

Simpan laporan dengan terorganisir

Tools untuk membuat laporan keuangan kos

Metode 1: Aplikasi manajemen kos

Metode 2: Spreadsheet

Metode 3: Aplikasi akuntansi

Template laporan keuangan sederhana

Laporan bulanan (minimal)

Kesalahan umum yang harus dihindari

Tidak mencatat pengeluaran kecil

Menganggap deposit sebagai pemasukan

Tidak konsisten membuat laporan

Tidak memisahkan properti

FAQ

Apakah perlu menyewa akuntan untuk kos kecil?

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat laporan bulanan?

Apakah harus membuat laporan setiap bulan?

Bagaimana cara menghitung depresiasi aset?

Apakah biaya renovasi dicatat sebagai pengeluaran bulanan?

Software apa yang paling cocok untuk laporan keuangan kos?

Kesimpulan

Artikel terkait

Yuk, kelola kos gratis sekarang