Panduan lengkap pembukuan kos untuk pajak

Musim pajak datang, dan Anda baru sadar catatan pembayaran sewa tersebar di mana-mana—sebagian di buku tulis, sebagian di WhatsApp, sebagian lagi hanya di ingatan. Hasilnya? Berjam-jam dihabiskan untuk merekonstruksi data pemasukan yang seharusnya sudah rapi sejak awal.

Bandingkan dengan pemilik kos yang mencatat setiap pembayaran secara konsisten sepanjang tahun. Saat musim pajak tiba, data pemasukan sudah siap—tinggal hitung dan lapor.

Artikel ini bukan tentang cara membuat laporan keuangan secara umum (untuk itu, baca cara buat laporan keuangan kos yang rapi). Artikel ini fokus pada pembukuan untuk keperluan pajak—catatan apa yang harus disimpan, kewajiban pajak apa yang berlaku, potongan apa yang bisa diklaim, dan bagaimana proses pelaporannya.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat pajak profesional. Peraturan perpajakan dapat berubah sewaktu-waktu. Konsultasikan dengan konsultan pajak untuk situasi spesifik Anda.

Catatan pemasukan yang rapi dimulai dari pencatatan yang benar. Coba Kamaru gratis—catat semua pembayaran sewa dalam satu aplikasi. Setup hanya 5 menit.

Kewajiban pajak pemilik properti sewa

Sebelum membahas pembukuan, Anda perlu memahami kewajiban pajak yang berlaku untuk penghasilan sewa. Banyak pemilik kos yang tidak menyadari bahwa penghasilan sewa mereka dikenakan pajak—atau mengetahuinya tapi tidak tahu cara menghitung dan melaporkannya.

Pajak penghasilan atas sewa properti

Penghasilan dari sewa bangunan (termasuk kos, kontrakan, dan apartemen) dikenakan Pajak Penghasilan Pasal 4 ayat (2) dengan tarif 10% dari jumlah bruto. Ini adalah pajak final, artinya:

Dihitung dari penghasilan kotor (sebelum dikurangi biaya apapun)
Tidak digabungkan dengan penghasilan lain saat menghitung pajak tahunan
Tidak ada tarif progresif—tetap 10% berapapun jumlahnya

Misalnya, jika total sewa yang Anda terima dalam sebulan adalah Rp 15.000.000, maka pajak yang harus dibayar adalah Rp 1.500.000.

Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)

Selain pajak penghasilan, Anda juga wajib membayar Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) setiap tahun. PBB dihitung berdasarkan Nilai Jual Objek Pajak (NJOP) dan dibayarkan melalui bank atau kantor pos. Ini adalah kewajiban terpisah dari PPh 4(2) dan berlaku untuk semua pemilik properti, bukan hanya yang menyewakan.

Kapan Anda wajib lapor

Ada dua tenggat waktu yang harus diperhatikan:

Setiap bulan: PPh 4(2) harus disetorkan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah bulan penerimaan sewa
Setiap tahun: Pelaporan SPT Tahunan paling lambat 31 Maret untuk wajib pajak orang pribadi

Konsekuensi jika tidak lapor

Tidak melaporkan atau membayar pajak sewa bisa berakibat serius:

Denda keterlambatan pelaporan SPT (Rp 100.000 untuk orang pribadi)
Bunga atas pajak yang terlambat dibayar (sesuai suku bunga acuan BI + 5% per tahun)
Pemeriksaan pajak yang bisa berujung pada ketetapan pajak tambahan
Dalam kasus berat, bisa berupa sanksi pidana

Kabar baiknya, menghindari semua ini cukup mudah—asalkan Anda punya catatan pemasukan yang rapi dan konsisten membayar serta melaporkan pajak tepat waktu.

Catatan yang wajib disimpan untuk pajak

Pembukuan yang benar dimulai dari mengetahui dokumen apa saja yang perlu disimpan. Berikut catatan yang wajib Anda kelola untuk keperluan pajak.

Bukti pemasukan sewa

Ini adalah catatan paling penting. Anda harus bisa membuktikan berapa total pemasukan sewa yang diterima dalam satu periode pajak. Simpan:

Bukti transfer bank untuk setiap pembayaran sewa yang masuk
Catatan pembayaran tunai dengan tanggal, jumlah, dan nama penyewa
Rekap pembayaran per bulan yang mencantumkan semua penyewa dan jumlah yang dibayar

Tanpa bukti ini, Anda akan kesulitan menghitung pajak secara akurat—bisa kurang bayar (risiko denda) atau lebih bayar (uang terbuang).

Untuk metode pencatatan pembayaran yang praktis, baca cara lacak pembayaran sewa kos: 3 metode mudah.

Bukti pengeluaran operasional

Meskipun PPh 4(2) dihitung dari penghasilan bruto (tanpa pengurangan biaya), tetap simpan bukti pengeluaran untuk:

Mengetahui profit bersih bisnis Anda yang sebenarnya
Dokumentasi jika ada pertanyaan dari fiskus
Perencanaan keuangan jangka panjang

Simpan bukti untuk pengeluaran seperti:

Biaya perbaikan dan perawatan
Tagihan listrik, air, dan internet untuk area umum
Biaya asuransi properti
Biaya pengelolaan properti

Kontrak dan dokumen penyewa

Dokumen pendukung yang memperkuat catatan pemasukan Anda:

Kontrak sewa yang mencantumkan harga sewa dan jangka waktu
Data identitas penyewa (KTP, SIM, atau paspor)
Catatan check-in dan check-out dengan tanggal yang jelas

Dokumen ini membuktikan bahwa pemasukan yang Anda laporkan sesuai dengan penyewa yang benar-benar menghuni properti Anda. Untuk panduan mengelola dokumentasi penyewa, baca panduan lengkap mengelola kos dengan Kamaru.

Berapa lama dokumen harus disimpan

Menurut Undang-Undang Ketentuan Umum Perpajakan (UU KUP), Anda wajib menyimpan dokumen perpajakan selama minimal 10 tahun setelah berakhirnya tahun pajak yang bersangkutan. Ini termasuk:

Bukti pembayaran sewa
Bukti setoran pajak (SSP/bukti e-billing)
SPT Tahunan yang telah dilaporkan
Kontrak dan dokumen pendukung lainnya

Simpan dalam format digital untuk menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen fisik.

Setiap pembayaran yang Anda catat di Kamaru tersimpan rapi dengan tanggal, jumlah, dan nama penyewa—data yang Anda butuhkan saat musim pajak. Lihat cara kerja fitur pencatatan pembayaran.

Cara menyusun pembukuan kos untuk pajak

Setelah tahu catatan apa yang harus disimpan, berikut cara menyusun sistem pembukuan yang memudahkan pelaporan pajak.

Pisahkan rekening pribadi dan bisnis

Langkah paling mendasar tapi sering diabaikan. Jika semua uang sewa masuk ke rekening pribadi bersama gaji dan pengeluaran sehari-hari, memisahkan mana yang merupakan pemasukan kos menjadi sangat sulit.

Buka rekening terpisah khusus untuk bisnis kos. Semua pembayaran sewa masuk ke rekening ini, dan semua pengeluaran operasional dibayar dari rekening ini. Untuk penjelasan lebih detail, baca cara buat laporan keuangan kos yang rapi.

Buat sistem pencatatan pemasukan

Setiap pembayaran sewa yang masuk harus dicatat dengan informasi berikut:

Tanggal pembayaran
Nama penyewa dan nomor kamar
Jumlah yang dibayar
Metode pembayaran (tunai, transfer, QRIS)
Periode yang dibayar (misalnya “sewa bulan Februari 2026”)

Penting: deposit atau uang jaminan bukan pemasukan. Jangan mencatatnya sebagai pendapatan kena pajak. Deposit baru menjadi pemasukan jika dipotong untuk kerusakan atau tidak dikembalikan.

Untuk metode pencatatan yang praktis, baca cara lacak pembayaran sewa kos.

Catat pengeluaran secara konsisten

Meskipun pengeluaran tidak mengurangi PPh 4(2), mencatat pengeluaran tetap penting untuk mengetahui profit bersih bisnis Anda. Tanpa data pengeluaran, Anda tahu pemasukan kotor tapi tidak tahu berapa yang benar-benar menjadi keuntungan.

Catat pengeluaran menggunakan spreadsheet atau aplikasi akuntansi terpisah. Kelompokkan berdasarkan kategori:

Perawatan rutin (pembersihan, servis AC, dll.)
Perbaikan (pipa bocor, cat ulang, dll.)
Utilitas (listrik, air, internet area umum)
Administrasi (biaya bank, pajak PBB, dll.)

Rekonsiliasi bulanan

Setiap akhir bulan, luangkan waktu untuk mencocokkan catatan pembayaran Anda dengan mutasi rekening bank. Pastikan:

Semua pembayaran yang masuk ke rekening sudah tercatat
Tidak ada pembayaran yang tercatat tapi belum masuk ke rekening
Total pemasukan yang tercatat sesuai dengan total mutasi masuk

Proses ini membantu mendeteksi kesalahan sejak dini—lebih baik menemukan selisih Rp 500.000 di bulan Februari daripada di bulan Desember saat menyusun SPT. Untuk panduan lengkap rekonsiliasi, baca cara buat laporan keuangan kos yang rapi.

Potongan dan pengurangan pajak untuk pemilik kos

Salah satu pertanyaan paling umum dari pemilik kos: “Bisakah biaya perbaikan dan perawatan mengurangi pajak saya?” Jawabannya bergantung pada skema pajak yang berlaku.

Skema pajak final PPh 4(2)

Untuk penghasilan sewa bangunan yang dikenakan PPh 4(2) final 10%, tidak ada pengurangan biaya yang diperbolehkan. Pajak dihitung dari penghasilan bruto, titik.

Ini berarti:

Biaya perbaikan tidak mengurangi pajak
Biaya perawatan tidak mengurangi pajak
Biaya operasional tidak mengurangi pajak

Meski tidak mengurangi pajak, mencatat pengeluaran tetap penting untuk mengetahui profit bersih dan merencanakan keuangan bisnis.

Pengecualian: Jika Anda menjalankan bisnis kos melalui badan usaha (PT atau CV), skema perpajakan yang berlaku bisa berbeda. Dalam kasus ini, konsultasikan dengan konsultan pajak untuk mengetahui pengurangan yang bisa diklaim.

Perbaikan vs renovasi

Meskipun keduanya tidak mengurangi PPh 4(2), memahami perbedaannya penting untuk pencatatan keuangan yang benar:

Perbaikan (repair): mengembalikan ke kondisi semula. Contoh: memperbaiki pipa bocor, mengganti kunci rusak, cat ulang kamar.
Renovasi/peningkatan (capital improvement): menambah nilai atau fungsi baru. Contoh: menambah kamar mandi, memasang AC baru, membangun lantai tambahan.

Dalam pencatatan, perbaikan dicatat sebagai biaya operasional (langsung di periode berjalan), sedangkan renovasi dicatat sebagai penambahan aset yang nilainya disusutkan selama beberapa tahun.

Depresiasi aset

Jika Anda beroperasi melalui badan usaha, aset properti bisa disusutkan (depresiasi) untuk mengurangi penghasilan kena pajak. Bangunan permanen disusutkan selama 20 tahun menurut ketentuan perpajakan Indonesia.

Untuk pemilik kos perorangan yang menggunakan skema PPh 4(2) final, depresiasi tidak relevan secara pajak—tapi tetap bisa dicatat untuk keperluan analisis keuangan internal.

Mengetahui total pemasukan per periode adalah langkah pertama menghitung kewajiban pajak. Gunakan Kamaru untuk melihat ringkasan pendapatan sewa Anda—lihat fitur laporan keuangan.

Proses pelaporan pajak penghasilan sewa

Sekarang bagian yang paling ditakuti banyak pemilik kos: proses pelaporan pajak itu sendiri. Kabar baiknya, jika pembukuan Anda sudah rapi, prosesnya cukup sederhana.

Langkah-langkah pelaporan PPh 4(2)

Setiap bulan:

Hitung total pemasukan sewa bruto bulan tersebut (dari catatan pembayaran Anda)
Kalikan dengan 10% untuk mendapatkan jumlah pajak yang harus disetor
Buat kode billing melalui DJP Online atau aplikasi pajak resmi
Setor pajak melalui bank, kantor pos, atau e-banking sebelum tanggal 15 bulan berikutnya
Simpan bukti setor (SSP atau Bukti Penerimaan Negara)

Setiap tahun:

Laporkan di SPT Tahunan — penghasilan sewa yang sudah dikenakan PPh Final dilaporkan di bagian “Penghasilan yang Dikenakan PPh Final” (bukan di bagian penghasilan neto)
Lampirkan bukti setor PPh 4(2) bulanan

Contoh perhitungan pajak sewa kos

Mari kita hitung pajak untuk sebuah kos dengan 10 kamar:

Item	Jumlah
Jumlah kamar	10
Harga sewa per kamar/bulan	Rp 1.500.000
Asumsi occupancy	100%
Total pemasukan per bulan	Rp 15.000.000
PPh 4(2) per bulan (10%)	Rp 1.500.000
Total pemasukan per tahun	Rp 180.000.000
Total PPh 4(2) per tahun	Rp 18.000.000

Jika occupancy rata-rata 80% (8 dari 10 kamar terisi):

Item	Jumlah
Total pemasukan per bulan	Rp 12.000.000
PPh 4(2) per bulan (10%)	Rp 1.200.000
Total pemasukan per tahun	Rp 144.000.000
Total PPh 4(2) per tahun	Rp 14.400.000

Lihat betapa pentingnya catatan pemasukan yang akurat? Selisih occupancy 20% saja menghasilkan perbedaan pajak Rp 3.600.000 per tahun. Jika catatan Anda tidak akurat, Anda bisa lebih bayar atau kurang bayar—keduanya merugikan.

Dokumen yang perlu disiapkan saat lapor

Saat mengisi SPT Tahunan, siapkan:

Rekap pemasukan sewa per bulan dan per tahun
Bukti setor PPh 4(2) untuk setiap bulan
NPWP aktif
Bukti pembayaran PBB (sebagai referensi)

Jika Anda menggunakan Kamaru, fitur laporan keuangan bisa membantu Anda melihat total pemasukan per periode—data yang langsung bisa digunakan untuk menghitung PPh 4(2).

Kesalahan pembukuan pajak yang sering dilakukan pemilik kos

Hindari kesalahan-kesalahan berikut agar urusan pajak Anda berjalan lancar.

Tidak mencatat pembayaran tunai

Pembayaran tunai tidak meninggalkan jejak otomatis. Jika penyewa bayar tunai dan Anda tidak mencatatnya, saat menghitung pajak Anda akan kebingungan—pemasukan yang dilaporkan tidak sesuai dengan kenyataan.

Lebih buruk lagi, jika Anda melewatkan pencatatan, Anda mungkin kurang lapor—yang bisa menjadi masalah jika diperiksa. Atau Anda lebih lapor karena tidak ingat mana yang sudah diterima.

Solusi: Catat setiap pembayaran tunai segera setelah diterima. Lebih baik lagi, dorong penyewa untuk beralih ke pembayaran digital. Baca cara setup pembayaran QRIS untuk kos untuk mengurangi transaksi tunai.

Mencampur keuangan pribadi dan bisnis

Ketika semua uang masuk ke satu rekening, memisahkan pemasukan sewa dari pemasukan lain menjadi pekerjaan yang sangat melelahkan—terutama saat musim pajak. Ini juga menyulitkan pembuktian jika ada pemeriksaan pajak.

Solusi: Gunakan rekening terpisah untuk bisnis kos. Untuk kesalahan umum lainnya, baca 10 kesalahan fatal pemilik kos yang harus dihindari.

Menganggap deposit sebagai pemasukan kena pajak

Deposit atau uang jaminan yang diterima dari penyewa bukan pemasukan selama uang tersebut masih harus dikembalikan. Deposit baru menjadi pemasukan jika:

Dipotong untuk mengganti kerusakan
Tidak dikembalikan karena penyewa melanggar kontrak
Digunakan untuk menutup tunggakan sewa

Jika Anda mencatat semua deposit sebagai pemasukan, pajak yang Anda bayar akan lebih besar dari seharusnya.

Tidak menyimpan bukti pengeluaran

Meskipun pengeluaran tidak mengurangi PPh 4(2), bukti pengeluaran tetap penting untuk:

Membuktikan bahwa uang yang keluar adalah untuk keperluan bisnis (bukan penghasilan yang disembunyikan)
Menghitung profit bersih yang sebenarnya
Dokumentasi jika ada sengketa atau audit

Solusi: Simpan setiap kuitansi dan faktur. Foto dengan HP dan simpan di folder digital yang terorganisir per bulan.

Menunda pembukuan hingga akhir tahun

Merekonstruksi 12 bulan transaksi sekaligus adalah resep untuk kesalahan. Detail pembayaran yang terjadi 8 bulan lalu sudah terlupakan, bukti transfer sudah terhapus dari aplikasi bank, dan Anda berakhir dengan angka perkiraan—bukan angka akurat.

Solusi: Luangkan 15-30 menit setiap minggu untuk update pembukuan. Jauh lebih mudah mencatat 5-10 transaksi per minggu daripada 200+ transaksi di akhir tahun.

Jangan tunggu akhir tahun untuk merapikan catatan pembayaran. Mulai catat setiap pembayaran sewa di Kamaru sekarang—data pemasukan Anda siap kapan saja dibutuhkan. Setup hanya 5 menit, tidak perlu kartu kredit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apakah semua pemilik kos wajib bayar pajak?

Ya. Penghasilan dari sewa bangunan dikenakan PPh Pasal 4 ayat (2) dengan tarif 10% dari penghasilan bruto, tanpa batasan minimum. Artinya, meskipun Anda hanya menyewakan satu kamar dengan harga Rp 500.000 per bulan, pajak tetap berlaku. Dalam praktiknya, pemilik kos skala kecil sering tidak melaporkan—tapi secara hukum, kewajiban tetap ada.

Bagaimana jika penyewa bayar tunai dan tidak ada bukti transfer?

Buat sistem pencatatan manual yang konsisten. Setiap menerima pembayaran tunai, catat tanggal, jumlah, dan nama penyewa. Idealnya, buat kuitansi sederhana yang ditandatangani kedua pihak. Atau lebih baik lagi, dorong penyewa untuk beralih ke pembayaran digital yang otomatis meninggalkan jejak. Baca cara setup QRIS untuk kos sebagai alternatif.

Apakah deposit penyewa kena pajak?

Tidak, selama deposit masih bersifat titipan yang akan dikembalikan. Deposit baru menjadi penghasilan kena pajak saat dipotong untuk kerusakan, digunakan untuk menutup tunggakan, atau tidak dikembalikan. Pada saat itulah jumlah yang tidak dikembalikan harus dicatat sebagai pemasukan dan dikenakan pajak.

Bisakah Kamaru membantu menghitung pajak saya?

Kamaru tidak menghitung pajak atau membuat laporan pajak. Yang Kamaru lakukan adalah mencatat setiap pembayaran sewa dengan rapi—lengkap dengan tanggal, jumlah, dan nama penyewa—dan menghasilkan ringkasan pendapatan per periode melalui fitur laporan keuangan. Data inilah yang Anda gunakan untuk menghitung PPh 4(2): tinggal lihat total pemasukan, kalikan 10%, dan setor. Untuk perhitungan dan pelaporan pajak itu sendiri, gunakan DJP Online atau konsultasikan dengan konsultan pajak.

Apakah biaya perbaikan bisa mengurangi pajak sewa?

Tidak, dalam skema PPh 4(2) final. Pajak 10% dihitung dari penghasilan bruto tanpa pengurangan biaya apapun. Biaya perbaikan, perawatan, atau operasional tidak mengurangi jumlah pajak yang harus dibayar. Namun, jika Anda menjalankan bisnis melalui badan usaha (PT/CV), skema perpajakan bisa berbeda—konsultasikan dengan konsultan pajak.

Berapa lama saya harus menyimpan bukti pembayaran untuk keperluan pajak?

Menurut UU KUP, dokumen perpajakan harus disimpan selama minimal 10 tahun setelah berakhirnya tahun pajak. Ini termasuk bukti pembayaran sewa, bukti setor pajak, SPT, kontrak, dan dokumen pendukung lainnya. Simpan dalam format digital (foto atau scan) untuk memastikan dokumen tidak rusak atau hilang.

Kesimpulan

Pembukuan kos untuk pajak tidak serumit yang dibayangkan—asalkan Anda punya sistem yang konsisten. Kunci utamanya:

Pahami kewajiban — PPh 4(2) final 10% dari pemasukan bruto, dibayar bulanan, dilaporkan tahunan
Simpan catatan lengkap — bukti pemasukan, pengeluaran, kontrak, dan bukti setor pajak
Pisahkan keuangan — rekening bisnis terpisah dari rekening pribadi
Catat secara konsisten — sedikit setiap minggu, bukan sekaligus di akhir tahun
Bayar dan lapor tepat waktu — hindari denda dan bunga yang tidak perlu

Bagian tersulit bukan perhitungannya—PPh 4(2) hanya 10% dari bruto, cukup sederhana. Bagian tersulit adalah membangun kebiasaan mencatat setiap pembayaran. Begitu kebiasaan ini terbentuk, musim pajak tidak lagi menjadi momok.

Siap merapikan catatan pemasukan kos untuk keperluan pajak? Coba Kamaru gratis hari ini. Catat setiap pembayaran sewa dengan rapi, dan lihat ringkasan pendapatan kapan saja—data yang siap pakai saat musim pajak. Setup hanya 5 menit, tidak perlu kartu kredit.